חלק מההכנות לאירוע זה הכנת לבוש שכולל חליפות לגברים, שמלות לנשים, בגדים לשאר בני המשפחה, שירותי צילום, קייטרינג ועוד דברים אבל מה שכמעט הכי חשוב הוא בחירת אולם אירועים.
על אולם אירועים מדברים בדרך כלל בהקשר של חתונות אבל אולם אירועים יכול לשמש לעוד אירועים כמו אירועי חברה, ימי הולדת, בר מצווה, בת מצווה, ברית, השקה, כנס, ועידה פוליטית ועוד.
בחירת אולם אירועים מושפעת מכמה פרמטרים שצריך לקחת בחשבון.
קודם כל האם האולם מתאים לסוג האירוע שרוצים לקיים. לא בכל מקום אפשר לעשות אירועים קטנים כמו בריתות או בריתה. גם לא כל מקום עושה חתונת שישי.
כמות האורחים שמגיע. יש אולמות שמיועדים למספר קטן של אורחים ויש למספר גדול. אם האולם יהיה קטן מידיי אז יהיה צפוף מידיי או שאי אפשר יהיה להזמין את כולם. אולם גדול מידיי יכול להיות יקר מאוד ביחס לכמות האורחים.
מיקום המקום. המיקום הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר בבחירת האולם. צריך לראות מאיפה מגיעים רוב המשתתפים באירוע ולבחור מקום בהתאם. אין טעם לבחור מקום מאוד מרוחק שיקשה על חלק מהאנשים להגיע.
תאריך האירוע. האם האולם פנוי בכלל בתאריכים המבוקשים? לתאריכים מיוחדים כדאי להזמין את המקום הרבה זמן מראש.
האם מה שהאולם מציע מתאים לקיום האירוע? למשל יש כאלה שירצו אירוע בחוץ או אירוע בפנים לימים חמים או קרים. יש כאלה עם בקשות מיוחדות.
סיירו במקום להתרשמות ראשונית ותשאלו את כל השאלות. קודם כל תראו אם המקום באמת מתאים לכם ומוצא חן בעינכם. לפעמים קורה שלא מתחברים לעיצוב של המקום או לבעלי המקום.
דברים שצריך לבדוק עם בעלי המקום:
- האם יש למקום רישיון עסק? אם אין עלולה להיות בעיה. כבר היו אולמות שנסגרו ונהרסו כי לא היה להם רישיון עסק ומזמיני האירוע עמדו מול שוקת שבורה.
- כמה אורחים המקום יכול להכיל ומה קורה אם באים יותר אורחים או פחות אורחים מהמצופה.
- האם חובה להשתמש בספקים של המקום או שאפשר להביא גם ספקים מבחוץ?
- האם למקום יש כשרות? אם יש כוונה לקיים חתונה אורתודוקסית עם רב אז למקום צריכה להיות תעודת כשרות.
- האם יש מספיק חניה במקום? האם יש מספיק סדרנים ומאבטחים במקום?
- האם למקום יש גנרטור חירום למקרה של הפסקת חשמל?
- איזה קייטרינג ואיזה מנות אפשר להזמין למקום? האם במקרה הצורך אפשר לעשות מחיצה לאורחים חרדים ולהזמין אוכל שהוא בהכשר בד"צ?
- מהו המחיר הסופי ותנאי התשלום
כדאי גם לסייר במקום כשיש אירוע ולראות איך מתקיים האירוע. האם המקום צפוף? האם יש סדר בחניה? מה מצב השירותים באירוע ואיך נראה המטבח.
רצוי לחפש באינטרנט גם המלצות או ביקורות על המקום ולהתרשם לפי זה.
כדאי גם לקחת בחשבון את הספקים של האירוע כמו עיצוב שולחנות, קייטרינג, תאורה, תקליטן, צלם אירועים וכו'
שירה וייס - צלמת אירועים
